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南京工業大學舉辦國際學術會議管理辦法


 

為了加強對我校舉辦國際學術會議的管理,規范國際會議申辦程序c07彩票官方网站、會議過程管理、經費管理和會議總結工作,提高舉辦國際會議的效益,根據國家教育部和省教育廳有關文件精神,結合我校實際,特制定本管理辦法c07彩票官方网站。

 

第一章  會議界定

第一條  本辦法適用的國際會議包括以南京工業大學或校屬單位名義在我國境內(不含港c07彩票官方网站、澳、臺地區)主辦、承辦的有國外代表出席的學術會議、論壇、研討會、報告會和交流會等c07彩票官方网站。

第二條  國際學術會議應達到包括主辦國在內的至少2個國家以上;與會人數不少于50人c07彩票官方网站;外賓占到與會人數的20%等條件。

第三條  按照國際會議正式代表人數c07彩票官方网站c07彩票官方网站,將國際會議劃分為大型國際會議、中型國際會議、小型國際會議c07彩票官方网站。大型國際會議是指正式代表在300人以上的會議;中型國際會議是指正式代表在100人以上、300人以下(含300人)的會議;小型國際會議是指正式代表在100人以下(含100人)的會議。

 

第二章  申請審批

第四條  申請條件:

1、申請舉辦國際會議的單位對會議的學術領域有較強的教學及科研力量,教學c07彩票官方网站、科研水平較高,一般應在國內處于領先地位。

2c07彩票官方网站、能夠征集到國內外具有較高學術水平的論文,并能夠邀請國際及國內的著名學者出席會議。

3、得到有關主管部門的同意和支持c07彩票官方网站。

4、會議經費落實,須提供相應的證明材料,并具備會務及接待工作的能力。

第五條  申請程序:

1、凡申請舉辦國際學術會議,舉辦單位一般應在一年前認真研究后填寫《南京工業大學舉辦國際學術會議校內審批表》(見附件1)送科技處c07彩票官方网站,經國際合作處審核會簽報分管校長審批后c07彩票官方网站,由國際合作處擬文上報江蘇省教育廳。

2c07彩票官方网站、舉辦單位提交的申請材料應包括以下內容:

(1)會議中、英文全稱及簡稱,舉辦日期、會期、地點c07彩票官方网站,主辦單位、合辦單位、協辦單位、委托承辦單位名稱,與會人員范圍、會議規模、外賓人數c07彩票官方网站;

(2)會議的主題、議題和主要內容c07彩票官方网站;

(3)會議經費來源及列支經費預算;

(4)舉辦國際會議的必要性c07彩票官方网站c07彩票官方网站、預期目的以及已具備的條件;

(5)擬邀請的主要中、外方人員姓名、單位、職務c07彩票官方网站;

(6)會議主席和組織機構的主要成員c07彩票官方网站、會議聯系人及聯系方式;

(7)作為主辦、合辦c07彩票官方网站、協辦或委托籌辦單位和經費資助單位的境外組織的背景材料(名稱須中英文、內容包括該國際組織的章程、組織機構c07彩票官方网站、政治背景c07彩票官方网站、對華態度、歷次活動及成員有無“一中一臺”問題)c07彩票官方网站;

(8)其他需要特別說明的情況。

3、待有關主管部門正式批準下文后,承辦單位方應積極開展各項籌備工作。

4、確定正式邀請參加國際學術會議的海外代表名單后,承辦單位應在會前2個月填寫《南京工業大學舉辦國際學術會議邀請外國人來華校內審批表》(見附件2)報國際合作處,由國際合作處統一向上級主管部門申辦其來華簽證事宜c07彩票官方网站。

5、若有臺灣學者參加,舉辦單位須將有關背景材料和名單報學校國際合作處c07彩票官方网站,由國際合作處專項報批。

6、若會議的舉辦需學校有關部門配合c07彩票官方网站,舉辦單位應在會前一個月向學校國際合作處匯報c07彩票官方网站,由校領導牽頭召開有關部門協調會。 

7c07彩票官方网站、如需邀請國家及省市領導人參加國際會議開幕式等活動,舉辦單位應在會前一個月向學校國際合作處提交書面報告c07彩票官方网站,并同時提交會議背景材料和領導講話代擬稿。學校國際合作處在請示校領導后負責向國家c07彩票官方网站、省、市有關部門報批。

8、組織好會議期間的宣傳和報道工作,以擴大我校的國際影響。

 

第三章  經費管理

第六條  經費原則:會議經費未經落實c07彩票官方网站,不得申請辦會。會議舉辦單位應嚴格執行學校有關經費的管理規定c07彩票官方网站,堅持厲行節約c07彩票官方网站,收支平衡,以會養會的原則,會議舉辦單位應盡量爭取校外資助。

第七條  帳戶申請:會議舉辦單位持學校簽發的會議批件到校計劃財務處申請會議專用帳號;外幣收入,按學校計劃財務處規定c07彩票官方网站,將外幣折合成人民幣。

第八條  國際會議收入管理

1c07彩票官方网站、國際會議收入包括

(1)會議注冊費:根據國際慣例c07彩票官方网站,由會議承辦單位向參會代表收取的用于會議支出的費用c07彩票官方网站。

(2)國際組織專項資助:國際組織撥付給會議承辦單位的專項經費。會議承辦單位應積極向國際組織申請專項資助。

(3)政府部門撥款:指在無會議注冊費收入和國際組織專項資助,或者會議注冊費收入和國際組織專項資助不足以彌補會議開支時,國家財政安排的對在華舉辦國際會議的補助經費c07彩票官方网站。

(4)贊助收入:指境內外機構或部門c07彩票官方网站、企業、個人出于自愿,無償向國際會議提供資金或物資贊助形成的收入c07彩票官方网站。

(5)其他收入:召開國際會議時舉辦展覽、展示c07彩票官方网站、廣告、旅游中介等收入。

2、會議各項收入必須統一納入預算管理c07彩票官方网站,單獨核算,宑07彩票官方网站?顚S?,專人負責。國際會議的經費由國際合作處、科技處、計劃財務處共同監管。

3、舉辦國際會議得到的贊助物資及會議期間購買的辦公用品、消耗材料等應嚴格管理。財產物資的取得、保管、領用要有嚴格的報批程序c07彩票官方网站,指派專人負責。

4、舉辦國際會議購置或通過贊助取得的各項財產物資,應在會議結束后3個月內進行處理c07彩票官方网站,具體處理方案報計劃財務處審批,財產物資處置收入在扣除相關稅費后上繳學校。以會養會的,財產物資處置收入可用于抵補會議相關支出。

第九條  國際會議支出管理

1、國際會議支出包括:

(1)召開會議所必須的場地租金:大型、中型、小型國際會議正式代表人均開支標準分別為每天100元(人民幣,貨幣單位下同)、150元和200元c07彩票官方网站。

(2)會議開幕式或閉幕式一次冷餐招待會(酒會)費用。會議正式代表人均開支標準為150元(含酒水及服務費用)。

(3)會議期間工作人員食宿費用:除特殊情況報經批準外,國際會議工作人員人數控制在會議正式代表人數的10%以內,開支標準為每人每天300元。

(4)會議期間志愿人員工作午餐費用及誤餐補貼c07彩票官方网站。志愿人員僅安排午餐或發放誤餐補貼,開支標準為每人每天100元。志愿人員不安排住宿。

(5)同聲傳譯人員勞務費及同聲傳譯設備和辦公設備租金。同聲傳譯開支標準為口譯每人每天5000元,筆譯每千字200元;同聲傳譯設備和辦公設備租金,會議正式代表人均開支標準為每天50元。

(6)境外同聲傳譯人員除勞務費及境外國際旅費外(只承擔同聲傳譯人員乘坐經濟艙的國際旅費,據實結算),同聲傳譯人員的食宿c07彩票官方网站、交通等各項費用,由個人承擔。

(7)會議代表往返駐地與會場的交通費用及其他必要的用車費用。租金開支標準為:大巴士(25座以上)每輛每天1500元,中巴士(25座及以下)每輛每天1000元c07彩票官方网站,小轎車(5座及以下)每輛每天800元。

(8)其他會務費用。實行綜合定額控制c07彩票官方网站,會議正式代表人均開支標準為每天100元,開支范圍包括:辦公用品、消耗材料購置費用,會議文件印刷c07彩票官方网站、會議代表及工作人員的制證費用等。上述各項費用之間可以調劑使用c07彩票官方网站,在綜合定額控制內據實報銷。

(9)會議如有注冊費收入c07彩票官方网站,我方可承擔國際組織官員及秘書處人員會議期間的食宿費用,以及特邀代表的國際、國內旅費。

(10)一般會議代表往返國際國內旅費(包括往返機場的交通費)、食宿、醫療、參觀游覽、個人消費等費用c07彩票官方网站,由個人承擔。

(11)為籌備會議而發生的郵費、通訊費及勞務費。會議勞務費用不得超過會議支出的10%。勞務費包括論文評審費c07彩票官方网站、美工費、工作人員勞務費等。

(12)其他必要的有關費用。

2、我校舉辦的國際會議應按國際慣例辦事c07彩票官方网站,不得承擔額外的義務,要厲行節約c07彩票官方网站、講求實效c07彩票官方网站,從嚴控制經費支出c07彩票官方网站,努力做到以會養會。

3c07彩票官方网站、國際會議所有協議及支出必須經計劃財務處負責人簽字同意方能報銷。

第十條  國際會議經費管理和監督

1、不得用會議經費購買設備。特殊情況c07彩票官方网站,需報學校批準同意c07彩票官方网站。

2c07彩票官方网站、會議費用如有節余,不得再申請補助c07彩票官方网站,節余部分10%上交學校,90%作為舉辦單位發展基金。

3c07彩票官方网站、會議結束后,會議舉辦單位應及時進行財務決算c07彩票官方网站,并盡快做出會議經費結算報告,報國際合作處審核,然后由舉辦單位報校計劃財務處,按校財務各項報銷規定報帳。

 

第四章  注意事項

第十一條  對國際組織要求在我國舉辦或承辦的學術會議c07彩票官方网站,需嚴格按照國家相關政策文件進行審批c07彩票官方网站,慎重對待。人文社科類國際會議需上報校黨委宣傳部審批c07彩票官方网站。

第十二條  原則上不邀請未建交國家人員c07彩票官方网站、外國記者、外國駐華使領館人員出席或參加會議c07彩票官方网站。如有特殊需要c07彩票官方网站,須事先專案報批c07彩票官方网站。

第十三條  一切涉外事宜,均應事先與國際合作處溝通c07彩票官方网站,以便及時請示報告,妥善處理。一般不承諾外國代表的會后旅游事宜。如代表提出要求,可與有關旅行社聯系安排。

第十四條  確定會議議題c07彩票官方网站、準備會議材料、國內代表發言以及會議期間安排的參觀考察活動,均不得違反國家有關保密規定。

第十五條  會議結束后c07彩票官方网站,舉辦單位要認真總結。并于30天內,向我校國際合作處提交《南京工業大學舉辦國際學術會議總結報告》(見附件3)、《南京工業大學舉辦國際學術會議統計表》(見附件4),以及會議的全套附件支撐材料,包括會議通知、名冊、論文、批文、照片、會標、光盤c07彩票官方网站、錄音、錄相及會議報道等c07彩票官方网站,未按規定提交材料者c07彩票官方网站,會議費用不予報銷c07彩票官方网站??偨Y報告書內容應包括:

1、會議名稱、時間c07彩票官方网站、地點、主題c07彩票官方网站、主辦單位及與會人員等c07彩票官方网站c07彩票官方网站。

2c07彩票官方网站、詳細的會議學術內容c07彩票官方网站,如各國當代科技發展戰略c07彩票官方网站c07彩票官方网站、學科交叉與滲透、科學發現(包括科學事實和科學原理的發現)、新思想、新方向、新方法c07彩票官方网站、新產品、新材料、新實驗等,結合會議交流信息,突出重點,側重創新,注意述評結合c07彩票官方网站。

3、注意反映面向應用、面向市場的研發信息。

4、概括性且有意義的建議c07彩票官方网站、體會、感受等c07彩票官方网站。

5、篇幅以3000-8000字為宜,可附少量圖表,應盡可能將其中的外文譯成中文c07彩票官方网站。

6、舉辦單位應將收集的具有重要學術價值的會議論文和信息及時向國際合作處和科技處匯報。如有反映會議信息動態的會議論文,也可與會議總結一同上報c07彩票官方网站。

 

第五章  附  則

第十六條  本管理辦法自2013年1月起施行,原《南京工業大學國際會議管理辦法》同時失效。

第十七條  本管理辦法由學校授權國際事務部國際合作處會同科研部解釋c07彩票官方网站。

 

 

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